Rajat ylittävällä tiedonvaihdolla sujuvampia palveluita
Suomi ja Viro allekirjoittivat 21. syyskuuta 2022 sopimuksen väestötietojen vaihtamisesta maiden välillä. Sopimus tuli voimaan 1. toukokuuta 2024. Jatkossa maasta toiseen muutettaessa väestötiedot siirtyvät viranomaisten välillä sähköisessä muodossa, mikä mahdollistaa sujuvampia julkisia palveluita, kirjoittaa neuvotteleva virkamies Antti Helin.
Viron ja Suomen välillä muuttaa vuosittain tuhansia ihmisiä – jopa enemmän kuin Ruotsin ja Suomen välillä. Suomen ja Viron väestötietoviranomaiset ovat tehneet yhteistyötä jo 1990-luvun alusta asti. Maiden välinen digitaalinen kumppanuus perustuukin pitkäjänteiseen ja määrätietoiseen yhdessä tekemiseen, joka on kansainväliselläkin tasolla poikkeuksellista.
Tiedot liikkuvat ja palvelut parantuvat
Kun henkilöiden perustiedot voidaan toimittaa sähköisesti ja tietoturvallisesti viranomaiselta toiselle maasta toiseen, voidaan maiden välillä muuttamisesta tehdä entistä jouhevampaa ja vähentää henkilöiltä pyydettävien erilaisten papereiden ja todistusten määrää. Samalla voidaan tehdä palveluista kustannustehokkaampia. Tietojenvaihto Suomen ja Viron välillä käynnistyy sopimuksen astuttua voimaan vaiheittain. Digi- ja väestötietovirasto vastaa sopimuksen toimeenpanosta Suomessa.
Muuttotietojen lisäksi maiden välillä tulee liikkumaan jatkossa muitakin tietoja. Ensimmäinen kokonaan automatisoitava tiedonsiirtokokonaisuus tulee liittymään kuolintietoihin. Tämä on käytännön esimerkki siitä, miten tietojenvaihto voi auttaa palveluiden kehittämistä: valtiovarainministeriössä tehdään parhaillaan työtä edesmenneen omaisen asioiden hoidon helpottamiseksi digitalisaation ja automaation keinoin.
Tulevaisuudessa maiden välillä vaihdettavia tietoja voidaan myös laajentaa, jos siitä niin sovitaan.
Muuttunut maailma edellytti sopimuksen päivittämistä
Suomen Digi- ja väestötietovirasto ja Viron sisäministeriö, joka toimii maan väestötietoviranomaisena, ovat vaihtaneet tietoja sähköisesti hallintosopimuksen nojalla jo vuodesta 2005, mutta sopimus ei ole enää palvellut tarkoitustaan. Maailma on muuttunut paljon sen solmimisen jälkeen, ja uusi valtiosopimus korvaa vanhan hallintosopimuksen sellaisenaan.
EU:n yleinen tietosuoja-asetus on säädetty henkilötietojen suojaksi ja edellyttää, että niiden käsittelystä säädetään mahdollisimman tarkkaan. Näin tehdään uudessa sopimuksessa.
Sopimus ei myöskään velvoittanut säännölliseen tietojenvaihtoon, eikä se koskenut muita kuin Suomen ja Viron kansalaisia – se ei siis ottanut riittävästi huomioon laajenevaa Euroopan unionia ja kasvavaa maahanmuuttoa. Uudessa sopimuksessa nämä puutteet on korjattu, mukaan lukien edellä mainittujen kuolintietojen osalta.
Vuonna 2005 solmitussa sopimuksella ei myöskään ollut varmistettu, että maasta toiseen muuttava ei erehdyksessä jää ilman asuinpaikkaa kummassakaan valtiossa. Jatkossa henkilö merkitään Suomesta muuttaneeksi vasta siinä kohtaa, kun Viro ilmoittaa hänen muuttaneen sinne – tai päinvastoin.
Suomi ehdotti uuden sopimuksen tekemistä vuonna 2016, ja neuvottelut ovat edenneet – välillä hitaammin, välillä nopeammin – siitä asti. Toukokuussa 2022 neuvotteluissa päästiin sopuun, ja sopimus allekirjoitettiin Säätytalolla 21. syyskuuta 2022. Vuonna 2023 uuden hallituksen toimikauden alettua sopimus vietiin eduskuntaan, joka hyväksyi sen marraskuussa 2023. Diplomaattisten muodollisuuksien tultua valmiiksi sopimuksen voimaantulopäiväksi tuli 1. toukokuuta 2024.